用人单位劳动争议法律风险防范
——人力资源岗位劳动合同管理

朱怡妍

前言：《中华人民共和国劳动合同法》自2008年1月1日起施行以来，在实践中发生的劳动争议案件，有大部分案件涉及因用人单位未与劳动者签署劳动合同，而导致劳动者要求支付未签劳动合同的双倍工资，在此类案件中，又有部分案件涉及用人单位管理存在疏忽致使负责人力资源的劳动者在离职时将劳动合同带离，从而向用人单位要求索赔双倍工资的案件在目前也大量存在，现笔者以下述案例阐明用人单位在与从事人力资源的劳动者之间因劳动合同而产生的法律风险及防范措施。
案例：2009年6月20日，冯女士入职于某公司，工作岗位为人力资源部经理，工资构成为基本工资＋各补贴，工资支付方式为银行转帐。双方签署书面劳动合同于2010年6月19日到期。之后，由于公司与其他公司合并，冯女士被调往其他部门任职，但冯女士不同意公司安排的工作岗位，双方就调整工作岗位协商未达成一致意见，冯女士于2010年4月20日致函公司要求解除劳动合同。并在离职时将其保管的应属公司保留的劳动合同带走。2010年5月9日，冯女士向劳动争议仲裁委员会申请仲裁要求公司支付未签定劳动合同的双倍工资。仲裁立案后，最终结果支持了冯女士的仲裁请求。

点评：
依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条　用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
依据上述规定，如员工向用人单位主张未签劳动合同的双倍工资，关于是否与员工签署书面劳动合同的举证责任在用人单位一方，而用人单位所掌握的证据即劳动合同恰恰由负责人力资源的员工所保管，该员工在离职时将本应属于用人单位的劳动合同带离，因此，导致用人单位无法举证，且在用人单位无法证明员工在离职时将上述证据带离或其他证据证明双方曾签署劳动合同的情况下，则需承担举证不能的不利后果。
鉴于上述情形，笔者在此建议用人单位可对从事人力资源人员进行必要的特殊管理：
一、 对于从事人力资源岗位的员工，由股东直接负责与该员工签署劳动合同，并将劳动合同予以保存。
公司在录用人力资源岗位员工时，往往认为负责人力资源岗位的员工应当负责公司全部的劳动合同签署，当然也包括其本人的劳动合同签署，但是在实际中，负责人力资源的部门在完成与公司其他人员签署劳动合同后，却未办理自己与公司签署劳动合同手续的情形也大量存在，在此类情形发生后，如双方发生纠纷诉至仲裁，公司一方无法举证，且如用人单位以负责人力资源员工本身的疏忽未签署书面劳动合同予以抗辩的理由也难以得到支持，从而面临支付双倍工资的困境。
基于上述情形，笔者认为，在人力资源岗位员工入职时，建议由公司股东负责与该岗位员工签署劳动合同，并将合同予以存档保管，如发生纠纷后，作为用人单位一方将有据可循，从而降低企业劳动法律风险。

二、 公司股东定期核查劳动合同签署情况，并将劳动合同档案定期收缴保存。
在《中华人民共和国劳动合同法》实施后，仍存在用人单位不与劳动者签订书面劳动合同的情形，但在此类案件中出现有个别当事人利用曾担任人事主管等职务便利，在离职时，将其保管的应属用人单位一方留存的劳动合同带走。在双方发生争议时，劳动者一方向用人单位主张未签订劳动合同的双倍工资赔偿，因用人单位一方无法出具书面劳动合同也无其他相关证据印证上述事实的情形下而导致败诉。
鉴于此类情形在劳动争议纠纷中时有存在，在此，笔者建议作为用人单位一方应建立定期由股东核查员工劳动合同签署情况制度，如发现有未签劳动合同者应及时补签，对于已签订劳动合同的员工制定劳动合同签收台账，要求员工签名签收，并将所签署劳动合同及签收档案予以收缴存档保管，从而杜绝上述情形的发生。

三、 对不愿签署劳动合同的，用人单位应及时与员工解除劳动关系。
《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六条规定，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系。法律之所以要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同，在于书面劳动合同以文字形式记载了双方的权利和义务，可以减少用人单位与劳动者之间就劳动合同的内容可能产生的纠纷。如双方产生纠纷，书面劳动合同可以成为双方最直观的、更有说服力的证据。如双方无劳动合同，在发生纠纷时，双方权利义务关系将难以保障。
在实践中除用人单位一方不签署劳动合同外，也存在部分劳动者不愿签署劳动合同的情况，基于此情形，笔者建议，如该员工属企业急需岗位人才，但不愿意签署劳动合同的，用人单位可要求员工一方签订因个人原因不愿签订劳动合同的声明书，证明员工自已不愿签订劳动合同，同时放弃双倍工资的赔款，并承担因此产生的法律责任，由用人单位在企业发布已通知该员工签订劳动合同但因其个人原因不签订劳动合同的公告。如该员工不同意签署不愿签订劳动合同声明书，也不同意签署劳动合同的，在用人单位不存在不签订劳动合同过错时，用人单位可依据法律、法规单方解除劳动关系，但用人单位应依照劳动者提供的劳动支付报酬。否则，如双方发生争议，将面临向劳动者支付双倍工资的不利的后果。

综上情形，用人单位与劳动者建立劳动关系应当及时订立书面劳动合同，劳动者拒不签订劳动合同的，应当及时采取相关措施或通知劳动者解除双方劳动关系，针对特殊岗位的员工，用人单位应建立特殊的管理制度，并及时有效的执行，才能降低企业劳动人事法律风险的发生。

黑龙江省佳木斯市人民政府


佳木斯市人民政府关于印发《佳木斯市国有企业改制及下岗职工分流安置有关劳动政策暂行规定》的通知

各县（市）、区人民政府，市政府各直属单位：  
　　 《佳木斯市国有企业改制及下岗职工分流安置有关劳动政策暂行规定》业经2000年5月23日第六次市政府常徊会议讨论通过，现予发布实施。

二０００年六月二十三日


佳木斯市国有企业改制及下岗职工分流安置有关劳动政策暂行规定

　　第一条 为进一步加快国有企业改革步伐，保证企业所有制结构调整的顺利实施，坚持减员增效与促进再就业相结合，职工下岗分流与社会承受能力相适应的原则，妥善分流安置下岗职工，切实维护用人单位和劳动者的合法权益，建立和谐稳定的劳动关系，根据国家和省的有关法律、法规及政策规定，结合我市实际，制定本规定。
　　第二条 实施联合、兼并、改组、租赁、出售、承包经营和股份全作等形式进行所有制结构调整的国有企业，统称为改制企业。
　　第三条 在企业实施股份制或股份合作制改造后，用人单位主体发生变化的，应当由变化后的用工主体继续与职工履行劳动合同。由于企业改制导致原劳动合同不能履行的，企业与职工应当依法变更劳动合同。
　　第四条 改制企业不得与以下职工解除劳动合同。
　　（一）职工患病或负伤在规定的医疗期内的；
　　（二）女职工在孕期、产期和哺乳期内的；
　　（三）患有职业病或因工负伤，并经医务劳动鉴定委员会确认丧失或部分丧失劳动能力的；
　　（四）符合法律、行政法规规定的其它情形。
　　第五条 实施股份合作制的企业不得强迫职工入股，不得因职工不入股而降低劳动报酬、停发工资或强行安排下岗，更不得以此为由解除与职工的劳动关系。
　　第六条 被出售企业在出售前应依法对挂名、长期不上班或已实现就业与其他用人单位建立劳动关系的职工进行清理，并将清理结果张榜公布，经由企业职工代表大会讨论通过后，方可按有关程序办理企业出售的其它有关事宜。
　　第七条 出售企业的职工被购买方接收并在出售价格中（指资大于债的企业）冲减了相应的安置费用的，购买方对已接收的职工不得随意辞退。确因生产经营的需要，购买方实行经济裁员与职工解除或终止劳动关系时，应依法给予经济补偿，同时支付职工个人帐户中的安置费，零价购买的企业，在支付职工经济补偿金时，职工在企业出售前后的工龄合并计算。
　　第八条 改制企业必须实行集体协商签订集体合制度。凡涉及到职工切身利益的重大问题，如经济性裁员、劳动报酬、劳动标准、集体福利等，都要经由职工代表大会讨论通过后，方可组织实施。
　　第九条 改制企业必须实行职业资格证书制度，加强对职工的职业技能培训，要按规定足额提取职工教育经费，专项使用。
　　第十条 改制企业要妥善处理按劳分配与按生产要素分配的关系，逐步建立以人工成本管理为主要内容，以集体协商方式确定工资水平的企业内部分配自我约束机制；建立并完善以劳动技能、劳动责任、劳动强度、劳动条件和实际劳动贡献为依据的多种形式的基本工资制度；建立健全以劳动定额、岗位测评、考试考核和合同管理为主的内部分配管理制度。实行股份制改造的企业，不得为扩大分红压低工资水平，应从税后利润提取法定公积金和公益金后确定比例参与分红。
　　第十一条 企业结存的工资储备金，属于职工所有。改为股份制企业时，经职工代表大会讨论通过，可以将工资储备金全部或部分转为“职工股”，也可以用于职工的个人补充养老保险。
　　第十二条 改制企业要严格执行国家工资总额使用手册的规定，在政府制定的工资指导线范围内，合理确定工资增长水平。
　　第十三条 改制企业所欠缴的社会保险费应在改制前清偿完毕；特殊情况经社会保险经办机构审查批准，由改制后的企业补缴。出售企业经社会保险经办机构审查和劳动行政部门批准，可向社会保险经办机构一次性缴足5年以上的费用，不足部门5年内分期缴足，由社会保险经办机构负责支付该企业离退休人员的基本养老金。
　　第十四条 改制企业必须建立健全安全生产责任制。要加强安全生产教育，不断改善劳动条件，对从事有毒有害作业的人员定期进行健康检查；要强化对事故隐患的结合治理，防止事故发生，减少职业危害。
　　第十五条 要逐步建立适应市场经济发展需要的市场竞争就业机制。对现有的减员不增效企业的再就业服务中心要进行清理整顿；下岗职工原则上不再进入企业再就业服务中心，解除或终止劳动关系后，直接进入劳动力市场。
　　第十六条 对企业下岗职工要坚持企业安置、个人自谋职业和社会安置相结合的原则，根据下岗职工的个体情况实行分类分流。
　　第十七条  在有生产任务的企业，经本人同意，对距国家规定退休年龄不足5年的，可实行企业内部退养，由企业保障基本生活费，达到法定退休年龄时办理退休手续，按规定恋爱相应待遇。退养期间，企业和个人应继续按规定缴纳各项社会保险费用。
　　第十八条 下岗职工进入再就业服务中心后，已经实施稳定就业的，应立即与再就业服务中心终止“基本生活保障和再就业协议”（以下简称“协议”），并与原企业解除劳动关系。在支付解除劳动关系经济补偿金时，根据其就业时间的长短，相应扣回已发放的基本生活保障金。两次无正当理由不接受再就业服务中心介绍就业岗位的，再就业服务中心可以提前与其终止“协议”。终止“协议”的人员，与原企业解除劳动关系，到当地就业服务机构登记，符合规定的，享受失业保险待遇。终止“协议”并与企业解除劳动关系的下岗职工的《下岗证》由劳动就业部门收回作废。
　　第十九条 生产经营岗位需要，企业应从本企业再就业服务中心择优录用下岗职工。录用后即终止“协议”，并及时变更或重新签订劳动合同，接续社会保险关系，并交录用人员名单及时上报当地劳动就业部门，同时停发其基本生活费。
　　第二十条 进入再就业服务中心“协议”期限未满的下岗职工，如本人提出申请并能按月全额缴纳（含企业缴纳部分）社会保险费用的，企业可以与其协商保留社会保险关系（原称为劳动关系），原签订的“协议”即行终止。保留社会保险关系的期限及其它有关事项由企业和职工本人双方约定。 未进入再就业服务中心的下岗职工，本人提出申请协商保留社会保险关系的，有条件的企业可以为其缴纳社会保险费用（有含个人缴纳部分），但缴费期限最多为2年。2年后，经双方协商同意继续保留社会保险关系的，由个人按月全额缴纳社会保险费用（含企业缴纳部分）。
　　第二十一条 按规定参加失业保险的企业中已进入再就业服务中心的职工，经本人申请，企业同意，可提前终止“协议”，同时解除劳动关系，自谋生计。失业保险经办机构将其应享受的失业救济金一次性拨付给本人。
　　第二十二条 下岗职工可自愿申请参加由当地政府有关部门或企业出资开办的各类特殊技术培训，掌握专项技能。结业后即与再就业服务中心解除“协议”，与企业解除劳动关系，进入劳动力市场竞争就业，按规定恋爱失业保险待遇。企业在解除劳动关系支付经济补偿金时扣除培训费用。
　　第二十三条 对破产企业按有关规定所提取的职工安置费，应一律拨付到企业的再就业服务中心，统筹使用。安置费标准，按照全市企业职工上年平均工资收入的3倍计算。其它企业招用破产企业职工并与其签订长期劳动合同的，可将安置费一次性拨给用人单位。
　　第二十四条 对企业破产后自谋职业的职工，可根据破产企业资产变现情况，有能力的一次性付给安置费。安置费标准：1986年9月30日以前参加工作、工龄满20年的，按全市企业职工上年平均工资收入的3倍计算；以此为基数，工龄不满20年，从第19年起，每减少1年工龄减少基数的5%；工龄超过20年从第21年起，每增加1年工龄增加基数的5%，但最多不得高于2万元。1986年10月1日以后参加工作的，在本单位工龄每满1年，发给相当本人1个月工资收入的安置费（工龄满6个月未满1年的，按1年计算），同时发给相当本人6个月工资的补偿金。
　　第二十五条 企业法人要求放长假、长期病休等在册不在岗的职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续，应以书面形式直接送达职工本人，本人不在的，交其同住成年亲属签收。直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无效的情况下，可用公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自公告发布之日起30日，即视为送达。在此基础上，企业可对旷工和违反规定的职工按《企业职工奖惩条例》的规定做除名处理。
　　第二十六条 下岗职工与用人单位解除或终止劳动关系并且没有保留社会保险关系的，本人档案必须交由当地劳动就业经办机构所管辖的劳动力市场统一管理。劳动就业经办机构办理代收代缴社会保险费和接续社会保险关系等有关事宜。
　　第二十七条 下岗职式与用人单位解除或终止劳动关系未与新的用人单位建立劳动关系的，可按照当地上一年度职工月平均工资的16%向当地社会保险经办机构缴纳基本养老保险费，接续社会养老保险关系。实行基本养老保险个人帐户前下岗职工的连续工龄视为缴费年限和个人实际缴费年限合并计算，达到规定年龄和缴纳基本养老保险年限，由社会养老保险经办机构发给养老保险待遇。达到规定的年龄，个人缴纳基本养老保险费年限累计不满15年的，社会保险经办机构一次性支付其本人缴纳的基本养老保险费本息，并终止养老保险关系。
　　第二十八条 严格控制企业留用、聘用退休、退职职工和使用农村及外埠劳动力，为下岗职工再就业腾岗到位。
　　第二十九条 认真执行国发[1978]104号文件规定，国有企业不准留用或聘用退休、退职职工。其它经济成分企业确因生产技术需要，准许聘请有技术专长的退休、退职职工做技术指导或顾问，但不允许从退休、退职人员中聘用一般劳动力。
　　第三十条 属因伤、病完全丧失劳动能力办理退休、退职手续的人员，各用人单位一律不准留用或聘用。
　　第三十一条 退休、退职职工被聘用后，原工作单位停发其退休费和一切福利待遇，由聘用单位按劳付酬。参加养老保险统筹的，应停发的费用社会保险经办机构从拨付的养老金中扣除。解聘后，由原工作单位或社会保险机构恢复其退休费和其它福利待遇。 　　第三十二条 用人单位聘用退休、退职职工时，要与拟聘人员及原工作单位协商，三方聘用协议及与被聘人员签订一年以下的劳动合同。合同期满后如需要，可续签一年以下的劳动合同。聘用协议和劳动合同需报当地劳动行政部门审查备案和依法鉴证。
　　第三十三条 各用人单位要对已退休、退职人员再就业情况进行全面清理整顿。凡未经被聘用人员原单位同意和当地劳动行政部门批准、以及未办理聘用手续并参加社会保险统筹享受养老金待遇的，一经查出，除社会保险经办机构扣减被聘用人员养老金外，还将对聘用单位进行通报批评。
　　第三十四条 劳动行政部门要依法清理用人单位使用的农村和外埠劳动力。凡适合下岗职工从事的岗位和工种，用人单位应首先从下岗职工中招收，招收不足的，方可从农村或外埠劳动力解决，同时用人单位要按月向劳动就业部门缴纳用工调节费。其标准为：职工个人20元；用人单位30元。
　　第三十五条 用人单位使用农村或外埠劳动力，必须报经劳动行政部门审核批准后方可录用。劳动行政部门对擅自招用农村和外埠劳动力的用人单位要依法给予行政处罚。 　　第三十六条 新建企业和新上项目需要增加人员的，应报劳动就业部门核准。在新招人员中，其它企业分流出来的下岗职工不得少于40%，否则劳动就业部门不予办理招工录用手续。
　　第三十七条 企业要通过盘活存量资产，充分利用“四闲”开展劳务协作等办法，尽量自我消化安置下岗职工，自行安置比例达到下岗职工总数60%以上，并能与职工签订3年以上劳动全同的，劳动行政部门可免费办理劳动合同鉴证手续。
　　第三十八条 企业创办以高科技为内容的生产项目，安置下岗职工达60%以上的，当地劳动行政部门优先安排转岗培训，企业自行培训的，可按有关规定提取教育经费，税前列支。
　　第三十九条 下岗职工经培训掌握一定技能后，劳动职业鉴定部门优先给予鉴定，发给相应的技能等级证书，减半收取技能鉴定费，并且优先推荐就业。
　　第四十条 集体所有制及其它经济类型企业参照本规定执行。
　　第四十一条 本规定由市劳动行政部门负责解释，自发布之日起施行。