湖南省衡阳市人民政府办公室


衡政办函〔2008〕64号


衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市档案馆接收征集档案资料实施办法》的通知

各县市区人民政府，市直机关各单位：
《衡阳市档案馆接收征集档案资料实施办法》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
　　


二OO八年五月四日

衡阳市档案馆接收征集档案资料实施办法


第一条 为了加强档案资料管理工作，完好地保存和有效地利用党和国家的档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《湖南省档案管理条例》、国家档案局关于《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，结合我市实际情况制定本办法。
第二条 衡阳市档案馆是中共衡阳市委、衡阳市人民政府直属的国家综合性档案馆，是接收征集和永久保管全市有关档案资料的基地，是党和政府及社会各方面利用档案资料的中心。
第三条 在维护党和国家历史真实面貌的前提下，市档案馆应将属于收集范围内的一切对国家和社会具有保存价值的各种门类、各种载体档案及相关资料，完整齐全地收集进馆，逐步建立起内容丰富、结构合理、具有地方特色的馆藏体系。
第四条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，将归档范围内文件材料及时收集、整理、归档，定期向同级档案馆移交档案。任何单位和个人不得将在执行公务中形成的本属国家所有的各种文字、图表、照片、印鉴、实物、声像、磁盘、光盘等各类档案资料据为己有。禁止擅自销毁或赠送、交换、出卖档案。对已到进馆期限的档案要依法及时移交进馆，不得以任何借口拖延或无故不交。
第五条 档案资料的移交与接收。
一、市档案馆接收档案资料的范围：
（一）中共衡阳市委、市政府、市人大、市政协、市纪委、市法院、市检察院等市级机构、团体及其工作部门和直属单位以及临时性机构、企事业单位等形成的档案和有关资料。
（二）经协商同意，接收和代存市各民主党派形成的档案。
（三）党的关系在地方，属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。
（四）市级各撤销机关、团体和其他组织的全部档案和资料。
（五）重大活动（事件）、重点工程档案。
重大活动（事件），是指符合下列条件之一的社会活动或事件：
1、省部级以上领导人在本市的重要公务活动及国内知名人士在本市的重大参观访问；
2、外国政府、国际组织领导人、著名外国友人和著名华侨华人在本市的参观访问；
3、市主要领导人的重要公务活动；
4、全市具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育等活动或者公益性活动；
5、在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共事件及处置活动；
6、本市与国外友好城市相互往来的活动；
7、其它具有重大影响的活动（事件）。
重大活动档案实行告知登记制度，重大活动承办单位在项目确定后一周内向市档案馆告知。市档案馆根据档案管理工作的实际需要，可以派员直接参加有关重大活动档案收集工作。
（六）其它应该接收进馆的档案资料。
二、档案形成（移交）单位的职责义务：
（一）立档单位依法移交自档案形成之日起满10年，保管期限为永久、长期（或定期30年）的档案，保管条件差的单位由市档案局决定提前接收进馆年限，撤销机关应自撤销之日起3个月内完成移交档案工作。
（二）本市重大活动档案由组织、承办重大活动的单位负责收集、整理，其它协办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起30日内向承办主要工作的单位汇交，特种载体档案可以交复制件。
组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束后60日内，向市档案馆移交重大活动档案原件。因特殊情况需要变更向市档案馆移交档案期限的，须经市档案局同意。
（三）移交单位对拟移交进馆的档案要先自检，保证档案的完整、规范，由市档案馆派员检查验收，认可后正式办理档案移交手续。对档案利用有参考价值的各种史志、刊物、专题资料、目录等检索工具一并移交进馆。
（四）移交单位与纸质档案同版本的电子文件及机读目录要同时移交，在移交纸质档案前已移交合格的电子文件等则不需重复移交，没有形成或者原有电子文件及机读目录已经丢失要数字化处理后一并移交。
三、移交、接收档案的要求和手续：
（一）进馆档案应当保持全宗的完整性，一个单位的全部档案作为一个整体不得随意割裂和分散。
（二）档案进馆前应当由立档单位按规定整理好，档案整理、编目等符合规范化要求。
（三）立档单位应当编制组织沿革、全宗介绍、有关检索工具以及产生电子文件的非通用性软件光盘，随同档案一起移交。
（四）接收档案时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。
第六条 档案资料的征集与管理。
一、市档案馆征集档案资料的范围：
（一）本市建国前的革命历史档案，旧政权机关、社会组织、其他企事业单位形成的全部档案。
（二）同本市有关的下列名人档案资料。
1、建国前后在本市有一定社会影响的历史名人及各界知名人士的著作、书信、任免文书、谱牒、证件、传记、资产凭证、墓志、纪念评价材料及声像史料等档案资料。
2、建国以来党和国家领导人在本市视察工作等活动形成的，散存在各单位和个人手中的各种载体的档案资料。
3、建国以来已离退休或已故去的市级主要领导人在公务活动中形成的尚未归档的各种载体的档案资料。
4、荣获全国荣誉称号的各行业先进模范或标兵等，在工作和社会活动中形成的各种载体的档案资料。
（三）反映本市自然面貌、自然灾害、重大历史事件、风土人情、名胜古迹、典籍藏故、名优特产、传统建筑等方面的各种载体的档案资料。
（四）反映地方“文化大革命”历史面貌的小报、期刊、传单、大小字报、印章、旗帜、照片等档案资料。
（五）其它反映本市历史面貌具有保存价值的本地出版物等档案资料。
二、市档案馆征集档案资料的方式：
（一）移交。征集范围内的档案，属于国家所有的，持有档案的单位或个人必须按照有关法律、法规的规定向市档案馆无偿移交。
（二）捐赠。档案持有者主动向市档案馆捐赠档案。
（三）寄存或代为保管。档案持有者与市档案馆双方协商，签订合同，市档案馆实行寄存代保管服务，其档案所有权不变。
（四）收购。市档案馆向档案持有人收购档案，拟收购的档案必须经相关机构或专家的鉴定，其价格由买卖双方协商确定。
（五）征购。由于保管条件恶劣，又不采取有效措施，可能导致档案严重损毁和不安全的，档案所有人又不愿向市档案馆捐赠、寄存保管或出卖的，市档案馆可以经过国家认可的档案评估机构评估后，依法予以征购。
三、征集档案资料的发证：
　　对捐赠或以其它征集方式提供的档案资料，一经征集进馆，均开列收据，发给相关证书。
第七条 属于集体、个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有人向档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，应当报市档案局批准；严禁倒卖档案牟利，严禁将档案向外国人和外国组织出卖或者赠送。
第八条 各级政府要加强对档案接收征集工作的领导，将档案接收征集工作所需经费列入财政预算。
第九条 有下列事迹之一的，市人民政府或档案行政管理部门和有关部门应当给予表彰和奖励：
（一）捐赠重要和珍贵档案的。
（二）为档案征集工作做出重要贡献的。
第十条 违反本办法第四条、第七条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的，以及擅自销毁或赠送、交换、出卖档案的，由市档案行政管理部门和有关主管部门根据《中华人民共和国档案法》第二十四条和《湖南省档案管理条例》第三十二条、第三十三条规定，依法责令其改正；逾期不改或造成不良后果的，对单位直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分，可以并处罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第十一条 本办法由市档案行政管理部门负责解释。
第十二条 本办法自公布之日起施行。




国家工商局 国家档案局


国家工商行政管理局、国家档案局企业法人登记档案管理办法

1990年6月6日，工商局、国家档案局

第一章 总则
第一条 为了加强企业法人登记档案的管理，掌握企业法人登记管理有关的基础信息，为发展有计划的商品经济服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国企业法人登记管理条例》，制定本办法。
第二条 企业法人登记档案是工商行政管理机关依法对企业法人登记注册、监督管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录，是国家全部档案的重要组成部分，受国家法律保护。
第三条 企业法人登记档案管理的任务是接收、整理、保管企业法人登记管理档案材料，维护档案资料的完整与安全，积极开展档案资料的合理利用，为企业法人登记、监督管理提供基本依据，为国民经济发展提供有关的基础信息。

第二章 企业法人登记档案的建立
第四条 企业法人登记档案包括依法核准登记注册的全民所有制企业登记档案，集体所有制企业登记档案，联营企业登记档案，在中华人民共和国境内设立的中外合资经营企业登记档案，中外合作经营企业登记档案，外资企业登记档案，私营企业登记档案和其他企业登记档案。
第五条 企业法人登记档案文件主要有：企业法人申请筹建登记、开业登记、变更登记、注销登记以及登记公告、年度检验的文件和工商行政管理机关依法对企业法人进行监督管理形成的文件。工商行政管理机关建立的企业法人登记档案文件具有法律效力。
第六条 企业法人登记档案，由核准企业登记注册的工商行政管理机关按一照一卷或数卷的原则立卷。外商投资企业登记档案由国家工商行政管理局负责管理。

第三章 企业法人登记档案的管理
第七条 承办企业法人登记注册、年度检验和进行监督管理的人员应将归档文件及时向档案管理人员送交，送交时须确保文件齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。档案管理人员须做好归档文件的接收、整理、保管、利用、统计等项工作。
第八条 企业法人登记档案案卷可按行业分类，也可按经济性质或隶属部门等分类。
第九条 企业法人登记档案的保管应有专门库房和装具，并应有防盗、防火、防腐蚀、防蛀等设施。档案资料发生破损或变质现象，档案管理人员要及时采取补救措施。
第十条 在企业法人经营活动期间，其登记档案须妥善保管。企业法人迁移时应由所在地工商行政管理机关负责将有关档案文件移交迁入地的工商行政管理机关管理。档案迁出、迁入应记录备案。企业法人注销后，其档案在按规定移交本地区档案馆之前应在本机关妥善保存，并定期进行安全检查，严禁个人擅自销毁。
第十一条 各级工商行政管理机关应设立档案管理机构并配备与档案管理业务相适应的工作人员。
第十二条 各地工商行政管理机关应逐步采用计算机进行企业法人登记档案管理，努力提高企业法人登记档案信息的综合利用效能。
第十三条 企业法人登记档案工作人员应保持相对稳定。档案工作人员变更或调动时，应将所保管的企业法人登记档案向接替人移交清楚。
第十四条 档案工作人员要熟悉企业法人登记管理有关规定，学习《档案法》和档案管理知识，提高档案管理技能。档案工作人员应定期向有关领导和上级机关汇报企业法人登记档案的管理及利用情况。
第十五条 各级工商行政管理机关要重视企业法人登记档案管理工作，对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。
第十六条 工商行政管理机关企业法人登记档案应按规定向本机关档案管理部门移交。

第四章 企业法人登记档案开发、利用
第十七条 各级工商行政管理机关应努力开发、利用企业法人登记档案的信息，适应企业法人登记管理的需要。有计划地做到面向社会、面向公众、为领导决策和国民经济宏观管理服务。为社会主义商品经济发展和国家对外开放政策需要服务。
第十八条 外单位咨询企业法人登记档案中有关企业申请筹建登记、开业登记、变更登记、注销登记等方面的情况时，须经本机关有关领导批准后，档案人员方可提供。
第十九条 查阅企业法人登记档案文件要持有关的证件和信件，并按有关规定的审批程序办理。任何单位和个人不得在案卷上修改、涂抹、拆取和标注，更不得损毁、擅自抄录。使用保密档案时，还应履行相应的批准手续后，方可查阅。未经工商行政管理机关批准，利用者不得公布企业法人登记档案材料。
第二十条 有关单位、公众查询企业法人登记档案时，应交付查询成本费（公、检、法机关除外）。
第二十一条 各级工商行政管理机关要建立企业法人登记档案利用效果的反馈渠道，做好档案利用效果的分析研究工作，适时开展档案利用效果的宣传，总结企业法人登记档案管理经验。

第五章 附则
第二十二条 依法经核准登记注册的不具备企业法人条件的经营单位登记档案、外国银行分行登记档案、承包工程登记档案、常驻代表机构登记档案、外国企业名称登记档案和合作开采资源的外国企业登记档案的管理，参照本办法执行。
第二十三条 各省、自治区、直辖市工商行政管理机关可根据本办法制定与本地相适宜的具体规定。
第二十四条 本办法自下发之日起施行。一九八三年十月十七日国家工商行政管理局制定的《工商企业登记档案管理办法》同时废止。